Kysymyksiä ja vastauksia

Tältä sivulta löydät kysymyksiä ja vastauksia Google-migraatioon liittyen

Sivu päivittyy projektin edetessä ja lisäämme sivulle uusia kysymyksiä sekä vastauksia sitä mukaan kun työntekijöiltä niitä herää.

Mitä minun pitää henkilökohtaisesti tehdä Google-migraation aikana?

Seurata Google-migraatioon liittyvää viestintää
- Slack kanavassa #edt-info-migration
- Sähköpostissa
- Tällä infosivulla
Lopettaa vanhan (nyt käytössä olevan) Google-tilisi käyttö maanantaina 6.6. n. klo 16:00.
Aloittaa uuden ympäristön Google-tilisi käyttö tiistaina 7.6. n. klo 9:00 ja tehdä seuraavat asiat uudella tililläsi
- Tili
  1. Asettaa tiliisi päälle kaksivaiheinen tunnistautuminen uuden tilisi asetuksista. (Ohjeet)
- Google Drive
  1. Jakaa uuden ympäristön Google Drivestä relevantit kansiot/tiedostot uudelleen niitä tarvitseville tahoille (esim. ulkoiset kumppanit/freelancerit).
  2. Pyytää ulkoisia tahoja lopettamaan vanhojen tiedostojen muokkaamisen ja siirtymään uusiin kansioihin/tiedostoihin, jotka on nyt jaettu heille (vanhan ympäristön tiedostoihin tehdyt muutokset eivät päivity uuden ympäristön tiedostoihin).
  3. Jos Driven tiedostojen/kansioiden linkkejä, linkitystä tai upottamista muihin palveluihin/kohteisiin on käytetty, päivittää nämä linkit siirtymisen jälkeen.
  4. Jakaa Jaetuissa Driveissä sijaitsevat alakansiot tai yksittäiset tiedostot niitä tarvitseville tahoille (sisäiset ja ulkoiset käyttäjät, Jaettujen Drivejen alakansioiden tai yksittäisten tiedostojen jakoasetukset eivät siirry).
- Sähköposti
  1. Säätää uuden sähköpostin (Gmail) asetukset, suodattimet, allekirjoitus, viestipohjat, poissaolovastaaja ja muut räätälöinnit (Gmailin asetuksista)
- Kalenteri
  1. Säätää uuden kalenterin (Google Calendar) asetukset ja räätälöinnit
  2. Lisätä tuleviin kalenteritapahtumiin Google Meet videopuhelulinkit ja pyytää tarvittaessa sinut kutsuneilta tahoilta Meet-linkki uudestaan
  3. Varata neuvotteluhuoneet uudestaan
- Mobiililaitteet
  1. Poista vanha tilisi puhelimestasi (puhelimen tileistä, Googlen mobiilisovelluksista & Googlen hallintaprofiili) MA 6.6. klo 16:00 mennessä
  2. Lisää uusi tili puhelimeesi (Googlen mobiilisovelluksiin)

Lisäksi voit halutessasi tehdä seuraavat valinnaiset asiat:

- Siirtää Google Chromen kirjanmerkit sekä tallennetut salasanat uuteen tiliisi (lataa ulos viimeistään 6.6.) (Ohjeet)
- Siirtää Gmailin suodattimesi vanhasta tilistä uuteen (Ohjeet)
- Jos käytössäsi on Google Drive for Desktop työpöytäsovellus, kirjautua sisään uudella Google-tililläsi.
- Luoda uudelleen Google Data Studio raportit / dashboardit
- Luoda uudelleen Google App Script automaatiot, integraatiot tai työnkulut
Siirtyä samalla käyttämään uutta Slack-ympäristöä ja huomioida siihen liittyvät asiat (kts. kohta Slack ja Google-migraatio)

Mitä tapahtuu vanhalle Google-tililleni?

Vanhat tilit on nyt uudellennimetty @old.edita.fi tai @old.nordicmorninggroup.com päätteisiksi.
Hätätilanteessa voit vielä väliaikaisesti kirjautua vanhaan tiliisi.

Mitä tapahtuu yhteiskäyttöisille Google-tileille ja yhteispostilaatikoille?

Nämä siirretään uuteen ympäristöön ja voit jatkaa niiden käyttöä siellä.

Olen käyttänyt vanhaa Google Driveä myös työpöydältäni (esim. G-asema). Miten saan vaihdettua sen uudeksi Google Driveksi?

Jos käytät Google Driven työpöytäsovellusta (eli Drive näkyy tietokoneellasi myös levyasemana, esim. G-asema), vaihda se käyttämään uutta tiliäsi (Ohjeet).
Jos käytät työpöytäsovelluksessa vanhaa tiliä ja teet muutoksia, muutokset eivät heijastu uuteen Google-ympäristöön.

Miten jaan Jaetuista Driveistä ulkoisille tahoille?

Jaa tämän ohjeen mukaisesti.

Datamigraatiot

Mitä dataa kopioidaan nykyisestä Google-ympäristöstä uuteen ympäristöön?

Sähköposti
- Henkilökohtaiset sekä jaetut postilaatikot ja niiden sisältö
- Tunnisteet (labels)
Kalenteri
- Kalenteritapahtumat
Yhteystiedot
- Nykyiseen työtiliisi tallennetut yhteystiedot (contacts.google.com)
Google Drive & tiedostot
- Google Driven My Drive kansiot/tiedostot, jotka henkilöt ovat itse siirtäneet omaan henkilökohtaiseen Jaettuun Driveensa osana valmistelutoimenpiteitä
- Google Driven Jaetut Drivet, jotka IT-tiimi ovat valikoineet siirtojen kohteeksi (Editan Jaetut Drivet)
- Google Sites sivustot, jotka sijaitsevat yllä mainituissa siirrettävissä Jaetuissa Driveissä
- Jamboard tiedostot, jotka sijaitsevat yllä mainituissa siirrettävissä Jaetuissa Driveissä
- Google Forms lomakkeet, jotka sijaitsevat yllä mainituissa siirrettävissä Jaetuissa Driveissä
- Google Tasks tehtävät
Sähköpostiryhmät (Edita Groupin)

Mitä dataa ei kopioida nykyisestä Google-ympäristöstä uuteen ympäristöön?

Sähköposti
- Sähköpostin asetukset (ml. ulkonäkö)
- Suodattimet
- Allekirjoitus
- Viestipohjat
- Poissaolovastaaja
- Automaattinen edelleenlähetys
Kalenteri
- Kalenteritapahtumien Google Meet videopuhelulinkit
- Neuvotteluhuoneiden varaukset
Yhteystiedot
- Omiin laitteisiisi tai muihin kuin nykyiseen työtiliisi tallennetut yhteystiedot
Google Drive
- Tiedostojen jakoasetukset ulkoisten tahojen osalta
- Ulkoisten Google-tilien omistamat kansiot ja tiedostot
- My Drive kansiot/tiedostot, jotka henkilöt eivät ole itse siirtäneet omaan henkilökohtaiseen Jaettuun Driveensa osana valmistelutoimenpiteitä
- Google Driven Jaetut Drivet, joita IT-tiimi eivät ole valikoineet siirtojen kohteeksi (Nordic Morningin Jaetut Drivet)
Google Chrome ja Google-tilin käyttödata
- - Kirjanmerkit
  - Sivu- ja käyttöhistoria
  - Tallennetut salasanat
Google Keep muistilaput
Google Chat tai Hangouts pikaviestit
Google Data Studio raportit / dashboardit
Google App Script automaatiot, integraatiot tai työnkulut
Google Classroom sisältö

Olen käyttänyt Google-kirjautumista 3. osapuolen sovelluksissa. Mitä näille tapahtuu?

Kun Google-tili vaihtuu, se vaikuttaa myös 3. osapuolen sovelluksiin, joihin on kirjauduttu Google-tileillä
Kirjautuminen Google-tilillä IT:n hallinnoimiin palveluihin (Glow, Docusign, Slack) asetetaan uusille tileille projektitiimin toimesta
Muut sovellukset, jotka olet ottanut itse tai tiimisi kanssa käyttöön, käyttäytyvät Google-tilin vaihtuessa hieman eri tavoin riippuen sovelluksesta
Jos et pääse 3. osapuolen sovellukseen enää uudella Google-tililläsi sisään TAI kirjautuessa samaa dataa ei enää löydy sovelluksen sisältä

-> Resetoi salasanasi palvelussa ja kirjaudu palveluun sähköpostiosoitteellasi ja erillisellä salasanalla

Tarvittaessa ota yhteys HelpDeskiin

Sivustolla ja ohjeissa puhutaan ulkoisista ja sisäisistä Google-tileistä. Mitä nämä tarkoittavat?

Sisäisellä taholla tai sisäisellä Google-tilillä tarkoitetaan tahoja/henkilöitä, joilla on käytössään nykyisen Nordic Morning Groupin Google-ympäristön tili käytössään.
Ulkoisella taholla tai ulkoisella Google-tilillä tarkoitetaan tahoja/henkilöitä, joilla ei ole nykyisen Nordic Morning Groupin Google-ympäristön tilejä käytössään.

Slack ja Google-migraatio

Google-migraation ohessa myös Slack-ympäristö vaihtuu kokonaan uuteen.

Miten ja milloin siirryn uuteen Slackiin?

Saat uuteen sähköpostiisi ilmoituksen, kun uusi Slack-ympäristö on aktivoitu (arvioitu ajankohta tiistai 7.6. aamulla n. klo 8-10)
Kirjaudu uuteen Slack-ympäristöön uudella Google-tunnuksellasi
Tarkista ensimmäisellä kirjautumiskerralla oman profiilisi tiedot ja päivitä ne tarvittaessa oikeelliseksi.

Voinko edelleen käyttää vanhaa Slack-ympäristöä?

Älä käytä maanantain 6.6. n. klo 16 jälkeen enää vanhaa Slack ympäristöä, sillä sen jälkeen lähetetyt viestit eivät siirry.
Jos tämä aiheuttaa jotain kriittisiä ongelmia, ole yhteydessä Edita Groupin HelpDeskiin (Slack-kanavalla #group-it-helpdesk).

Mitä dataa siirretään nykyisestä Slack-ympäristöstä uuteen?

Suoraviestit sekä kanavat sisältöineen 1.1.2019 jälkeiseltä ajalta
- Siirtyvien käyttäjien ja kanavien osalta
- Myös ulkopuolisten tahojen (Guest käyttäjänä) kirjoittamat
Slack Connectin kautta itse luomasi kanavat, joihin on kutsuttu ulkopuolisia henkilöitä
- HUOM! Sinun tulee poistaa omista Slack Connect kanavistasi ulkoiset organisaatiot viimeistään MA 6.6. aikana ja lisätä ne uudelleen uuden ympäristön Slack-kanaviin (kanavan asetuksista).
Tiedostot, jotka siirtyvät käyttäjät ovat ladanneet suoraviesteihin sekä kanaviin
Linkit, joita on käytetty siirtyvien käyttäjien suoraviesteissä tai kanavissa
- Huom! Google Drive-linkit vanhan ympäristön tiedostoihin eivät enää toimi
Sovellukset, jotka ovat olleet Slackissa laajassa käytössä:
- Google Calendar
- Google Drive

Mitä dataa ei siirretä nykyisestä Slack-ympäristöstä uuteen?

Ulkopuolisten henkilöiden (Guest-käyttäjänä) kanaviin sekä suoraviesteihin lataamat tiedostot ja linkit
Slack Connectin kautta lähetetyt suoraviestit ulkopuolisille henkilöille
- Keskustelut pitää aloittaa uudestaan ulkopuolisten henkilöiden kanssa uudesta ympäristöstä
Slack Connectin kautta ulkopuolisten henkilöiden luomat kanavat, jotka on jaettu Nordic Morning Groupille.
- HUOM! Pyydä ulkopuolista tahoa lisäämään tilisi uudestaan kanavalle TI 7.6. alkaen
Ei-siirtyvien käyttäjien (Nordic Morning ja Nordic Morning Group Sweden) luomat kanavat
Itse lisätyt sovellukset, botit tai työnkulut/automaatiot
Kanavien bookmarkit (kirjanmerkit)

Mitä minun pitää itse tehdä / luoda uudestaan uudessa Slack-ympäristössä?

Lisätä tarvittavat ulkoiset tahot uudestaan Slack-kanaviin.
Pyytää ulkoisia tahoja lisäämään tilisi uudestaan tarpeellisiin Slack-kanaviin.
Sovellukset, botit tai työnkulut/automaatiot, joita itsellä tai omissa kanavissa on ollut käytössä
Drive-linkit, joita on käytetty kanavissa (linkit korvattava uuden Google Driven linkeillä)

Mikä on uuden Slack-ympäristön osoite?

editagroup.slack.com

Page updated

Report abuse